Congresso – 5 dicas para realizar um congresso de sucesso!

Um congresso de referência geralmente envolve palestras, conferências e seminários ao longo de sua programação. É sempre focado em uma área específica e tem como foco o compartilhamento de conhecimento.

Veja como organizar um congresso de sucesso e sair na frente em relação a concorrência!

1- Pense no planejamento em primeiro lugar e não deixe o plano de ação de lado

O planejamento é a alma de qualquer evento, então não deixe de pensar em cada detalhe que envolva o seu congresso. Desde o lugar onde ele irá acontecer até mesmo os fornecedores, dos mais variados produtos que você irá precisar neste grande dia.

Quanto mais planejado as chances de faltar algo ou de algo dar errado são minimizadas, porque você se preparou para o seu congresso acontecer da melhor forma possível.

Assim como o planejamento é fundamental, o plano de ação também é extremamente importante. 

Então não deixe de pensar em ações que precisam acontecer no dia do evento, como por exemplo: check-in online, para facilitar e evitar filas de convidados. Check-list de tudo que precisa acontecer, contagem de cadeiras e assentos, conforme a quantidade de convidados (sempre um pouco a mais, nunca se sabe se alguém irá aparecer inesperadamente), e planos B, caso algum fornecedor ou palestrante tenha problemas ou falhe contigo, etc.

2- Selecione os melhores convidados e o público certo

realizar um congresso de sucesso

Um congresso é um evento importante e precisa contar com profissionais qualificados para palestrar, pessoas que possuam o conhecimento aprofundado sobre os assuntos abordados. Então selecione os melhores profissionais que você conhece para o seu congresso ser um evento de prestígio.

Além disso, não adianta fazer um belo congresso e atingir o público errado. Então saiba quem convidar para fazer parte do time de palestrantes e como divulgar da maneira certa para atingir o seu público em questão.

3- Conte com um time experiente

A sua equipe precisa ser ágil e habilidosa ao exercer as atividades, para não se perderem nos processos e o seu congresso ser o pior evento de todos os tempos. 

Contratar uma Agência de Eventos em Brasília ou na cidade onde o seu evento for ocorrer pode fazer toda a diferença! Eles irão se preocupar com tudo, desde o planejamento, passando pela execução e os pós evento, e você terá o evento dos sonhos.

4- Divulgue da melhor maneira

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Não adianta fazer o melhor congresso do ano e ninguém aparecer por lá para prestigiar este grande evento. 

Você sabe onde o seu público está? A maneira que ele engaja, do que ele participa?

Encontre o seu público e saiba divulgar antecipadamente, nos canais certos e para o público-alvo em questão!

5- Saiba lidar com os imprevistos

Jamais deixe de ter um plano B para qualquer coisa! Palestrantes que podem faltar, fornecedores que podem ter os mais diversos tipos de problemas, imprevistos climáticos, na cidade ou até mesmo no local onde o congresso irá acontecer.

Imprevistos podem acontecer e você precisa estar preparado para enfrentá-los da melhor maneira possível.

Ter jogo de cintura em qualquer situação e ser criativo pode salvar o seu congresso e torná-lo inesquecível.

Dicas extras para o seu congresso de sucesso:

  • Tente ser pontual com os convidados, pois ninguém gosta de palestrantes atrasados, a grande maioria dos convidados se sentem desrespeitados com este tipo de ocorrido;
  • Defina se o seu congresso será pago, gratuito ou apenas para convidados muito antes dele ocorrer, e divulgue essa informação! Para nenhum interessado se sentir frustrado pensando que o congresso funcionará de uma forma e o mesmo acaba sendo de outra forma;
  • Defina o número de participantes do seu congresso com antecedência! Veja quantas pessoas o local escolhido suporta, para não ter problemas com a infraestrutura;
  • Invista no pós evento! Um congresso de sucesso precisa ser comentado e ter engajamento por um tempo.

Seguindo esses passos ou contratando uma empresa especializada em eventos, o seu congresso tem tudo e muito mais para se tornar memorável e inesquecível.

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